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Organiser une réunion efficace… avec les participants ?

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J’ai eu beaucoup de plaisir… et de soulagement (je n’étais pas le seul à vivre des réunions disons… améliorables) à lire Read This Before Our Next Meeting — The Modern Meeting Standard, lors de sa sortie en 2011, et il n’a pas pris une ride depuis lors.

Ce livre se démarque des nombreux trucs et astuces que l’on peut trouver sur Google sur l’organisation de réunions efficaces (1) par sa simplicité et par la pertinence de son contenu, parfois excessif, toujours porteur de questions pleines de sens.
Voici ses sept principes, que je vous livre brut de décoffrage :

  1. La réunion moderne soutient une décision qui a déjà été prise (même provisoirement).(2)
  2. La réunion moderne commence à l’heure, se déroule rapidement et se termine à l’heure.
  3. La réunion moderne limite le nombre de participants.
  4. La réunion moderne avance avec ceux qui sont préparés.(3)
  5. La réunion moderne produit des plans d’action engagés.
  6. La réunion moderne refuse d’être informative. La lecture préalable des documents de préparation est obligatoire.
  7. La réunion moderne fonctionne uniquement dans une culture de brainstorming.

La version originale est en anglais, et est disponible en ligne sur le site modernmeetingstandard.com. En écrivant ces principes, je ne peux m’empêcher de penser à toutes ces réunions mal engagées, mal préparées, interminables et… sans plan d’action final auxquelles j’ai déjà participé. C’était avant la publication du Modern Meeting Standard 😉

Voici un schéma d’animation qui a fait ses preuves, et qui a transformé de manière durable la manière de tenir les réunions de plus d’une équipe de Direction chez Solvay.

  1. Envoyer le livre Read This Before Our Next Meeting — The Modern Meeting Standard, (c’est une lecture très facile) ou une version réduite à chaque participant deux à trois semaines avant la réunion.
  2. Lors de la réunion, consacrer un atelier de 45′ au sujet des réunions efficaces. Objectifs : identifier les trois principes que le groupe trouve les plus importants pour progresser dans le sens de l’efficacité, et la manière de les mettre en œuvre.
  3. Tenir le cap pour les réunions suivantes.

À titre d’exemple, en animant cet atelier avec Pierre-Gilles Denis, un partenaire de Lateral, pour une équipe de dirigeants, voici la manière dont les participants ont intégré les règles 4 (préparation) et 6 (pas d’information) :

  • L’agenda de la réunion doit parvenir aux participants deux semaines avant la réunion, en mentionnant les points qui sont : pour décision, pour discussion (décision à prendre lors d’une réunion suivante) ou pour information.
  • Les documents à lire doivent parvenir aux participants au plus tard une semaine avant la réunion. Aucun temps ne sera consacré à relire ces documents pendant la réunion.
  • Si ces délais ne sont pas tenus, les points concernés sont retirés de l’ordre du jour.

Voilà une recette qui a le potentiel de changer durablement une réunion, quand le responsable du groupe est d’accord…
À vous de jouer, maintenant ! Les réunions plus efficaces sont à votre portée.

Patrick.
Lateral, les activateurs de management juste.
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(1) Le jour de publication de cet article, une recherche Google sur le sujet mène à plus de 21 millions de résultats.
(2) Ce qui ne veut pas dire que la décision doit être prise de manière autocratique avant la réunion. Voir le livre et le site pour une explication plus fine à ce sujet.
(3) Traduction personnelle et positive de l’original anglais.

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