1) Les rencontres préalables en one-to-one sont destinées à obtenir ou susciter les contributions de chacun.
Il y a là un contenu qui peut aller bien au-delà de l’échange bidirectionnel d’informations (communication non-verbale…)
Par rapport à la réunion à venir, ces rencontres 1-to-1 ont l’avantage de leur simplicité, dont il on peut apprendre à tirer parti (expression plus complète, plus ouverte, plus authentique).

Sur un point donné, chaque participant fait venir des questions d’une certaine manière – ou les enchaîne – ou met telle ou telle valeur en priorité …
La collection de ces nuances peut donner toute sa force au travail 1-to-1. Sans doute un prélude au succès de la future réunion… Pour autant donc qu’il s’y investisse, c’est dans ces moments 1-to-1 que le « 360°-feeling » de l’organisateur est le plus sollicité. Qu’en fera-t-il ?

2) Lors de la réunion de groupe, si les contenus en question sont portés par l’organisateur, alors la réunion apparaîtra assez naturellement, et pour chaque particpant, comme un prolongement de sa contribution au moment des contacts 1-to-1.
Dans la réunion bien préparée, chacun peut reconnaître quelle a été sa propre contribition, par l’introduction qui est donnée au point à l’ordre du jour : son souci n’est pas écrasé, ni trahi ; il peut être mentionné ou mis en valeur.

Si ce n’est pas le cas, la parole doit être disponible. Ou le leadership est à perfectionner.

Au total, chacun se fait des réflexions sur son vécu des échanges, d’une manière générale. Ici, il en résulte une forme de cohérence :
l’ensemble de ces manières de ressentir, bien subjectives, est au centre du fonctionnement de ce groupe à ce moment.

À l’analyse, la cohérence ressort à la fois de l’organisateur & des participants. ROI.
Au travail ! Best.

Beau résumé du « Modern Meeting Standard ».
Le seul point faible est le principe n°1 qui, effectivement, peut être source de malentendu.
Ce principe stipule que pour bien préparer une réunion, des entretiens one-to-one sont parfois nécessaires – et je suis d’accord. Et que la réunion doit se focaliser soit sur la coordination nécessaire à la mise en oeuvre de la décision, soit à débattre de la proposition, proposer des alternatives…et non dans l’élaboration de la proposition de décision. Toujours d’accord.
Le risque – que j’ai déjà rencontré – est que la proposition soit tellement avancée que la réunion ne sert que d’entérinement de la décision surtout si le leadership est un leadership fort. Avec énormément de frustrations dans le chef des participants.
Le dosage est doncclé dans la formulation de la proposition à débattre, valider ou à transformer en plan d’action concret et coordonné si elle rencontre l’aval de toutes et tous.
Autre point d’attention : les rencontres préalables en one-to-one doivent être un moyen de collecter les contributions de toutes et tous…sans chercher à influencer dans l’une ou l’autre direction. Les propositions de décision seront une reformulation de ce qui a émergé de ces conversations.

Si je devais réécrire le premier principe, ce serait comme suit : « The Modern Meeting only supports proposals for decision ». Ce qui signifie que tout sujet soumis à décision doit avoir été élaboré ou pour l’écrire autrement « instruit ».

Autre challenge dans cette approche : l’envoi des documents préparatoires une semaine à l’avance surtout dans des modes de fonctionnement « browniens ». Il est important pour cela de « stabiliser » les modes de fonctionnement au sein de l’équipe.

A bientôt

Philippe