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Quand l’équipe se fait efficace : le principe du cercle dynamique

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Quoi de plus banal aujourd’hui qu’une équipe qui se sent dépossédée de son avenir ? Quoi de moins motivant aussi que de se référer à des objectifs imposés « d’en haut » ? Avec quel impact sur l’efficience de l’équipe ?

La gouvernance dynamique recrée l’équipe efficace au travers d’un apport de sens par l’équipe elle-même. Après la décision par consentement, le cercle est le nom que la gouvernance dynamique attribue à l’équipe dans son deuxième principe.

Pourquoi utiliser le nom de cercle ?

Parce que le cercle est un mot très symbolique – d’autres ont préféré dans le passé celui de table ronde – et qui est utilisé ici à juste titre car, dans l’équipe  sociocratique, chacun a la même importance. C’est le lieu nécessaire où chaque individu a le droit à la parole et à l’écoute, indépendamment des structures organisationnelles et hiérarchiques.

Le cercle, c’est une structure qui permet de mettre sur pied une équipe gagnante.

Qu’est-ce qu’un cercle et où le trouve-t-on ?

Les cercles « se collent » à l’organisation existante, ils respectent la structure en place. Tous les membres d’un service, par exemple, sont membres de droit du cercle correspondant.

Comment décide le cercle ?

Quand le cercle se réunit à propos de sujets politiques, comme la résolution de problèmes, les échanges d’idées, la résolution de conflits, la mise au point de stratégies, tous ses membres sont sur le même pied, y compris le manager opérationnel du service, et les décisions sont prises, sans surprise,  par consentement.

Quand il s’agit de traiter des problèmes opérationnels et les affaires au jour le jour, les décisions concernant le cercle se prennent de toute manière que le cercle juge efficace : autocratie, vote majoritaire, majorité des 2/3… tant que la décision sur la manière de décider est prise par consentement.

Mais où est la logique, alors ? En fait, toute décision opérationnelle est cadrée par la politique qui elle, est définie par consentement.

Quelles sont les fonctions nécessaires pour qu’un cercle fonctionne bien ?

Les fonctions du cercle qui assurent son bon fonctionnement sont au nombre de quatre :

  1. Le responsable opérationnel : il est choisi par le cercle supérieur, quand il y en a un. Il est là pour écouter. Il ne peut être ni facilitateur, ni représentant.
  2. Le secrétaire : il rédige l’ordre du jour, pour lequel il a le consentement du groupe, et rédige le compte-rendu. Il vérifie que tous les points sont traités. Il assiste le facilitateur sur le respect du protocole. Il tient le carnet de bord, la liste de tout ce qui a été fait par le cercle. Ce carnet de bord est rendu accessible à toute l’organisation.
  3. Le facilitateur : il assure le respect du protocole, notamment pour assurer la décision par consentement, et permet à chacun de s’exprimer et d’être entendu. Il s’eprime en dernier lors d’un tour de cercle.
  4. Le représentant : il représente le cercle au niveau supérieur. Il a la confiance des membres et n’a pas à se justifier au sujet des décisions auxquelles il a consenti. Il discute de l’ordre du jour de tous les cercles auxquels il appartient.

Le facilitateur, le représentant et le secrétaire sont choisis par consentement. Les profils souhaités et la durée de chacun des mandats sont à fixer avant l’élection.

Quelles ont les responsabilités du cercle ?

Chaque cercle est responsable d’établir sa vision – le monde idéal que le cercle peut contribuer à créer – et sa mission – qu’est-ce que le cercle fait pour atteindre sa vision.

Chaque cercle est également responsable de produire – les opérations – , mais aussi il établit ses propres directives – direction – et il évalue chaque étape de sa production et les objectifs associés – mesure -.  en opérant les mécanismes de rétro-action nécessaires sur ses directives. activités.  dynamique vient des boucles de rétro-action entre ses différentes activités.

direction-operation-mesure

La rétro-action entre la mesure et la direction constitue la partie importante de la dynamique, car c’est celle qui manque souvent dans la gestion classique des équipes. Cette manière de faire reste semi-autonome, car certains objectifs peuvent venir du cercle supérieur.

En pratique

En pratique, ce ne sont pas les mots (cercle ou équipe) qui font la différence, ce sont les comportements et les rôles de chacun, y compris le manager.

J’ai personnellement expérimenté le facilitateur et le représentant lors de mes deux dernières années comme manager, chez Solvay, et les résultats ont été épatants. Faire faciliter les réunions de mon équipe me permettait de prendre mon rôle de manager, et le représentant a été une aide précieuse à la fois lors de mes réunions avec ma hiérarchie, et lors du feedback à mon équipe. Avec du recul, je regrette de ne pas avoir utilisé la décision par consentement, et préféré soit l’autocratie, soit le consensus.

Que chaque équipe soit responsable de l’établissement de ses objectifs et de leur mesure, c’est pour moi du pur bon sens. Qu’elle soit également en charge de la direction des opérations est moins répandu, c’est souvent le rôle exclusif du manager, et que la rétro-action soit mise en place par l’équipe est encore plus rare. Pourtant, quelle simplicité et, à nouveau, quel bon sens dans cette manière de faire, n’est-ce pas ? Quand mon équipe a pris la direction des opérations, j’ai pu assurer le rôle de manager avec un contrat à mi-temps. Quelle belle preuve d’efficience, n’est-ce pas ?

Comme vous pouvez le lire, je crois que toute équipe peut emprunter de belles manières de faire au cercle sociocratique. Je pense principalement à pratiquer en équipe le processus de décision par consentement sur les sujets stratégiques et politiques, et à la désignation d’un facilitateur, d’un secrétaire et pourquoi pas d’un représentant vers le cercle supérieur.

Alors, prêt pour le changement ?

Patrick.
Lateral, les activateurs de management juste.
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