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Les Activateurs de Management Juste

Organiser une réunion efficace… avec les participants ?

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J’ai eu beaucoup de plaisir… et de soulagement (je n’étais pas le seul à vivre des réunions disons… améliorables) à lire Read This Before Our Next Meeting — The Modern Meeting Standard, lors de sa sortie en 2011, et il n’a pas pris une ride depuis lors.

Ce livre se démarque des nombreux trucs et astuces que l’on peut trouver sur Google sur l’organisation de réunions efficaces (1) par sa simplicité et par la pertinence de son contenu, parfois excessif, toujours porteur de questions pleines de sens.
Voici ses sept principes, que je vous livre brut de décoffrage :

  1. La réunion moderne soutient une décision qui a déjà été prise (même provisoirement).(2)
  2. La réunion moderne commence à l’heure, se déroule rapidement et se termine à l’heure.
  3. La réunion moderne limite le nombre de participants.
  4. La réunion moderne avance avec ceux qui sont préparés.(3)
  5. La réunion moderne produit des plans d’action engagés.
  6. La réunion moderne refuse d’être informative. La lecture préalable des documents de préparation est obligatoire.
  7. La réunion moderne fonctionne uniquement dans une culture de brainstorming.

La version originale est en anglais, et est disponible en ligne sur le site modernmeetingstandard.com. En écrivant ces principes, je ne peux m’empêcher de penser à toutes ces réunions mal engagées, mal préparées, interminables et… sans plan d’action final auxquelles j’ai déjà participé. C’était avant la publication du Modern Meeting Standard 😉

Voici un schéma d’animation qui a fait ses preuves, et qui a transformé de manière durable la manière de tenir les réunions de plus d’une équipe de Direction chez Solvay.

  1. Envoyer le livre Read This Before Our Next Meeting — The Modern Meeting Standard, (c’est une lecture très facile) ou une version réduite à chaque participant deux à trois semaines avant la réunion.
  2. Lors de la réunion, consacrer un atelier de 45′ au sujet des réunions efficaces. Objectifs : identifier les trois principes que le groupe trouve les plus importants pour progresser dans le sens de l’efficacité, et la manière de les mettre en œuvre.
  3. Tenir le cap pour les réunions suivantes.

À titre d’exemple, en animant cet atelier avec Pierre-Gilles Denis, un partenaire de Lateral, pour une équipe de dirigeants, voici la manière dont les participants ont intégré les règles 4 (préparation) et 6 (pas d’information) :

  • L’agenda de la réunion doit parvenir aux participants deux semaines avant la réunion, en mentionnant les points qui sont : pour décision, pour discussion (décision à prendre lors d’une réunion suivante) ou pour information.
  • Les documents à lire doivent parvenir aux participants au plus tard une semaine avant la réunion. Aucun temps ne sera consacré à relire ces documents pendant la réunion.
  • Si ces délais ne sont pas tenus, les points concernés sont retirés de l’ordre du jour.

Voilà une recette qui a le potentiel de changer durablement une réunion, quand le responsable du groupe est d’accord…
À vous de jouer, maintenant ! Les réunions plus efficaces sont à votre portée.

Patrick.
Lateral, les activateurs de management juste.
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(1) Le jour de publication de cet article, une recherche Google sur le sujet mène à plus de 21 millions de résultats.
(2) Ce qui ne veut pas dire que la décision doit être prise de manière autocratique avant la réunion. Voir le livre et le site pour une explication plus fine à ce sujet.
(3) Traduction personnelle et positive de l’original anglais.

2 Commentaires

  1. 2014-01-04 – Merci, Patrick et Philippe pour les échanges sur le « Modern Meeting Standard ». Commentaire sur la contribution de Philippe :
    « Les rencontres préalables en one-to-one doivent être un moyen de collecter les contributions de chacun. Tout sujet soumis à décision ayant été « instruit », les propositions de décision seront une reformulation de ce qui a émergé de ces conversations. »
    ———-
    Pour faire émerger dans la réunion des propositions de décision qui rencontreront l’aval des participants, on attend de l’organisateur une cohérence à deux temps différents :

    1) Les rencontres préalables en one-to-one sont destinées à obtenir ou susciter les contributions de chacun.
    Il y a là un contenu qui peut aller bien au-delà de l’échange bidirectionnel d’informations (communication non-verbale…)
    Par rapport à la réunion à venir, ces rencontres 1-to-1 ont l’avantage de leur simplicité, dont il on peut apprendre à tirer parti (expression plus complète, plus ouverte, plus authentique).

    Sur un point donné, chaque participant fait venir des questions d’une certaine manière – ou les enchaîne – ou met telle ou telle valeur en priorité …
    La collection de ces nuances peut donner toute sa force au travail 1-to-1. Sans doute un prélude au succès de la future réunion… Pour autant donc qu’il s’y investisse, c’est dans ces moments 1-to-1 que le « 360°-feeling » de l’organisateur est le plus sollicité. Qu’en fera-t-il ?

    2) Lors de la réunion de groupe, si les contenus en question sont portés par l’organisateur, alors la réunion apparaîtra assez naturellement, et pour chaque particpant, comme un prolongement de sa contribution au moment des contacts 1-to-1.
    Dans la réunion bien préparée, chacun peut reconnaître quelle a été sa propre contribition, par l’introduction qui est donnée au point à l’ordre du jour : son souci n’est pas écrasé, ni trahi ; il peut être mentionné ou mis en valeur.

    Si ce n’est pas le cas, la parole doit être disponible. Ou le leadership est à perfectionner.

    Au total, chacun se fait des réflexions sur son vécu des échanges, d’une manière générale. Ici, il en résulte une forme de cohérence :
    l’ensemble de ces manières de ressentir, bien subjectives, est au centre du fonctionnement de ce groupe à ce moment.

    À l’analyse, la cohérence ressort à la fois de l’organisateur & des participants. ROI.
    Au travail ! Best.

  2. Hello Patrick,

    Beau résumé du « Modern Meeting Standard ».
    Le seul point faible est le principe n°1 qui, effectivement, peut être source de malentendu.
    Ce principe stipule que pour bien préparer une réunion, des entretiens one-to-one sont parfois nécessaires – et je suis d’accord. Et que la réunion doit se focaliser soit sur la coordination nécessaire à la mise en oeuvre de la décision, soit à débattre de la proposition, proposer des alternatives…et non dans l’élaboration de la proposition de décision. Toujours d’accord.
    Le risque – que j’ai déjà rencontré – est que la proposition soit tellement avancée que la réunion ne sert que d’entérinement de la décision surtout si le leadership est un leadership fort. Avec énormément de frustrations dans le chef des participants.
    Le dosage est doncclé dans la formulation de la proposition à débattre, valider ou à transformer en plan d’action concret et coordonné si elle rencontre l’aval de toutes et tous.
    Autre point d’attention : les rencontres préalables en one-to-one doivent être un moyen de collecter les contributions de toutes et tous…sans chercher à influencer dans l’une ou l’autre direction. Les propositions de décision seront une reformulation de ce qui a émergé de ces conversations.

    Si je devais réécrire le premier principe, ce serait comme suit : « The Modern Meeting only supports proposals for decision ». Ce qui signifie que tout sujet soumis à décision doit avoir été élaboré ou pour l’écrire autrement « instruit ».

    Autre challenge dans cette approche : l’envoi des documents préparatoires une semaine à l’avance surtout dans des modes de fonctionnement « browniens ». Il est important pour cela de « stabiliser » les modes de fonctionnement au sein de l’équipe.

    A bientôt

    Philippe

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